1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Personeelsdossier en Inzagerecht in Personeelsdossier - Hoe zit dat?

In een personeelsdossier houdt u de arbeidsgeschiedenis bij van uw werknemers. Bij de indiensttreding maakt u een dossier aan, waar u vervolgens alle gegevens in kunt bewaren. Bij het aanstellen van een werknemer gaat u er vanuit dat deze blijft, tenzij het gaat om een tijdelijke aanstelling. Daarom is een personeelsdossier zo belangrijk, zowel voor u als werkgever als voor uw werknemer. U houdt erin bij hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kunt u sturen op de ontwikkeling. Hoe zit het met inzagerecht van uw werknemer ten aanzien van het personeelsdossier?

Personeelsdossier en Wet bescherming persoonsgegevens
Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden:
- Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft);
- Als u gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan De Belastingdienst)
- Als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.




Uw werknemer heeft recht inzage te verzoeken in het gebruik van zijn persoonsgegevens. U moet dan binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet u informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de
herkomst van de gegevens.

In artikel 35 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vindt u een aantal wettelijke bepalingen. Wie het personeelsdossier mag inzien wordt geregeld in artikel 8 WBP (rechtsgrond voor inzage) en artikel 9 WBP (verenigbaar gebruik). Ook is artikel 7:611 Burgerlijk wetboek van belang (goed werkgeverschap).

Wil uw werknemer inzage in zijn of haar personeelsdossier, let dan op de volgende aandachtspunten voor het personeelsdossier.

Aandachtspunt 1 Personeelsdossier
Uw werknemer heeft inzage in zijn personeelsdossier (ook als ze in een computer zijn geregistreerd) met redelijke tussenpozen.

Aandachtspunt 2 Personeelsdossier
Uw werknemer heeft in principe inzage in ALLE gegevens, maar niet in de gegevens over anderen en in de gegevens waarvoor de werkgever een zwaarwichtig belang heeft om inzage te weigeren (bijv. een aantekening of iemand in aanmerking komt voor promotie).




Aandachtspunt 3 Personeelsdossier
Toegang tot het personeelsdossier mogen alleen diegenen hebben die een taak hebben die deze toegang ook rechtvaardigt. Rechtstreekse toegang hebben dus de directe baas, HRM-personeel en uw werknemer bij inzage

Aandachtspunt 4 Personeelsdossier
Aan anderen - binnen of buiten de organisatie - kunnen gegevens uit het personeelsdossier verstrekt worden in de volgende gevallen:

• de verstrekking is noodzakelijk om een verplichting jegens de werknemer na te komen (bijvoorbeeld aanschaf van een lease-auto);
• de verstrekking is wettelijk verplicht (bijv. fiscale en SZ-wetgeving);
• (indien het bovenstaande niet van toepassing is) de verstrekking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van de organisatie van de werkgever zelf of van een derde (kan ook de overheid zijn), MITS de verstrekking geen onevenredige inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene.

Daarbij moet beoordeeld worden in hoeverre het doel waarvoor de gegevens verstrekt worden verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens in het personeelsdossier zijn opgeslagen.

Daarbij moeten verder de aard van de gegevens, de gevolgen voor de werknemer en de waarborgen die zijn genomen om de belangen van de werknemer te beschermen, in acht worden genomen.

Pas in geval het doel van de verstrekking niet verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn opgeslagen, en er ook geen wettelijke of contractuele (met de werknemer!) verplichting bestaat, moet de ondubbelzinnige toestemming van de werknemer gevraagd worden.



HRM-Tools voor Leidinggevenden
Wilt u meer weten over het gebruik van een personeelsdossier, de inhoud ervan (Model) of een ander onderwerp behorend tot HRM en leidinggeven? Meld u dan aan voor HRM-Tools voor Leidinggevenden.

Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?

Bent u als leidinggevende op zoek naar juridische ondersteuning en advisering met betrekking tot HRM? 

- Omdat uw bedrijf groeit en u allerlei juridische zaken rond uw personeel goed wilt regelen.
- Of omdat u personeel moet ontslaan vanwege een reorganisatie.
- Of vanwege een andere reden?

Neem dan contact op met Groenendaal Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.

Dit bureau geeft u concreet en praktisch juridisch advies, tegen betaalbare tarieven.


Het eerste gesprek is altijd gratis. 

U kunt bellen met  (T) 035 6 42 10 52/ (GSM) 06 55 33 15 13  of het contactformulier invullen.

Meer informatie over Groenendaal Juridisch Adviesbureau: www.groenendaal.nu

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Vergelijkbare artikelen
personeelsdossier: digitale en papieren bewaarplaats voor werkgever
werkgever: let op bij het verstrekken van werknemersgegevens aan derden
welk identiteitsbewijs is nodig voor de identificatieplicht?
loonstrookje verplicht verstrekken aan werknemer
reiskostenvergoeding altijd verplicht verstrekken?
personeelsdossier en inzagerecht in personeelsdossier - hoe zit dat?
overuren werknemers: wat doet u met teveel overuren?
overwerk en uitbetalen: overwerk gebonden aan regels
inzagerecht personeelsdossier: mag uw werknemer uw personeelsdossier inzien?
bent u als werkgever verplicht een kopie van het personeelsdossier te verstrekken?


Leidinggevenden hebben meestal ook te maken met begrotingen, jaarcijfers, enzovoort. U ontvangt daarom als nieuwe gebruiker de software “Prognoses en Jaarcijfers” helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-).