Inkoop: Strategische aspecten van Inkoop
Door anders en slimmer in te kopen kunt u veel geld besparen. aandachtspunten Een eerste stap in de goede richting is het kritisch beoordelen van de inkoopuitgaven. In de praktijk blijken de volgende situaties nog wel eens voor te komen:
• de leveringen aan het bedrijf zijn dermate gespecificeerd dat vergelijking met een concurrerende leverancier onmogelijk is;
• sommige leveranciers voeren jaarlijks voor bepaalde leveringen prijsstijgingen van vele procenten door. Al jaren wordt zaken gedaan met deze vertrouwde leveranciers zonder een regelmatige toetsing aan de markt;
• afspraken met leveranciers worden niet of onvoldoende schriftelijk vastgelegd, waardoor controle op condities (afgesproken voorwaarden waaronder zal worden geleverd) en geleverde prestaties onmogelijk zijn;
• leveranciers berekenen weliswaar een lage prijs, maar leveren niet op tijd. Dit veroorzaakt tal van kwaliteitsproblemen.
Maatwerk
U kunt als inkoper niet met alle leveranciers op dezelfde manier omgaan. Bij contacten met leveranciers gaat het om een stukje maatwerk. Een gemiddelde inkoopportefeuille (datgene wat bedrijven zoal inkopen) kunt u onderverdelen in vier verschillende categorieën in te kopen goederen en diensten (zie ook figuur 1 ): hefboomproducten, routineproducten, knelpuntproducten en strategische producten. Deze indeling draait om het volgende:
• sommige in te kopen producten hebben veel en andere weinig invloed op het financiële eindresultaat;
• voor sommige producten maakt het veel uit, terwijl het voor andere weinig uitmaakt door wie en wanneer ze worden geleverd (het toeleverrisico).
Elke categorie vraagt om een eigen benadering. Professionele inkopers plaatsen al hun leveranciers in een van deze vier categorieën, waarna ze precies weten hoe ze met elke leverancier moeten omgaan.
In de hierna volgende figuur is een zogenoemde inkoopportfolio weergegeven. Het toeleverrisico (wat zijn de gevolgen als het bedrijf niet meer levert?) is hier afgezet tegen de financiële impact (welk gedeelte maakt de inkoopprijs uit van de verkoopprijs?). Het bedrijf komt in de problemen als producten met een hoog toeleverrisico niet meer worden geleverd, terwijl er nauwelijks of geen problemen ontstaan bij het stoppen van de levering van producten met een laag toeleverrisico. In te kopen producten die relatief duur zijn en dus een groot deel uitmaken van de prijs van het te verkopen product, hebben een hoge financiële impact op de kostprijs van het product daarvan. Relatief goedkope producten hebben een lage impact.
• Hefboomproducten
Kenmerken Bij hefboomproducten gaat het om producten met een laag toeleverrisico (er zijn veel aanbieders in de markt) en een hoge financiële impact (ze kosten veel geld). Deze producten hebben een groot aandeel in de kostprijs van uw te verkopen product of dienst. Een klein verschil in kostprijs van hefboomproducten heeft direct gevolgen voor uw bedrijfswinst.
Voorbeeld
Voorbeelden van hefboomproducten zijn:
• het computernetwerk;
• de kantoorinrichting;
• het drukwerk van een drukker (diverse werkzaamheden met boek als product);
• grondstoffen en halffabrikaten in de industrie.
Werkwijze inkoop
Leveranciers van producten die vallen onder de categorie hefboomproducten, kunt u zonder veel moeite en hoge kosten ruilen voor een andere (betere) leverancier. Inkopers moeten zich bij deze producten opstellen als een soort veehandelaar. Het gaat hier om het uitonderhandelen van de laagste prijs. Dat kunt u doen door bijvoorbeeld drie leveranciers een offerte te laten uitbrengen en verder te onderhandelen met degene die wint over de prijs en de levering. Een goede inkoper van hefboomproducten steekt veel tijd en energie in het aanvragen van offertes, het maken van harde prijsafspraken en het krijgen van garantie voor een goede service. Hier hebt u een inkoper nodig die niet bang is om de tegenpartij als het ware ‘het mes op de keel te zetten’.
• Routineproducten
Kenmerken
Bij routineproducten gaat het om producten, zoals kantoorartikelen, klein meubilair, eenvoudig gereedschap, enzovoort. Ook diensten, zoals tuinonderhoud, schoonmaak en ramenwassen vallen onder de routineproducten. Het gaat hier dus om producten die weinig kosten en die veel leveranciers kunnen leveren. Bij deze producten kunt u moeiteloos wisselen van leverancier. Bevalt een schoonmaakbedrijf u niet, dan zegt u het contract op. Daarna maakt het volgende schoonmaakbedrijf zijn entree.
Kenmerkend voor routineproducten is dat u als klant deze producten op een zo eenvoudig mogelijke manier wilt verwerven. U bent bereid om in ruil voor het eindresultaat een bepaald bedrag te betalen. Hoe dat eindresultaat precies tot stand komt, is minder van belang.
Werkwijze inkoop
Aan routineproducten hoeft u als inkoper niet veel tijd en aandacht te besteden. Dit soort inkopen kunt u dan ook het best op een geautomatiseerde manier realiseren. Bijvoorbeeld bestellen via Internet of via een geautomatiseerde catalogus als EDI (electronic data interchange, een systeem om volgens bepaalde normen handelsdocumenten zoals berichten, orders en facturen uit te wisselen).
Voor het inkopen van routineproducten is een koele analytisch ingestelde inkoper nodig, die geen tijd verdoet met praten. De inkoper moet ook ervaring hebben met het automatiseren van orders.
• Knelpuntproducten
Kenmerk
Bij knelpuntproducten is het toeleverrisico hoog. Dat wil zeggen dat er weinig aanbieders in de markt zijn en dat de toelevering relatief kwetsbaar is. Maar de financiële impact is laag (goedkope producten). Bij deze leveranciers loopt u het risico dat u nooit meer van hen af komt, omdat zij u bijvoorbeeld producten leveren met specifieke productkenmerken waarop u uw bedrijfsproces aanpast. Daarbij kunt u denken aan leveranciers van bepaalde onderdelen voor uw machines. Een ander voorbeeld van een knelpuntproduct is een pallet met een specifieke afmeting of speciale natuurlijke geur- en smaakstoffen in de levensmiddelenindustrie.
Werkwijze inkoop
Bij knelpuntproducten gaat het om de betrouwbaarheid van de leverancier en om de tijdige levering van de producten of diensten. De prijs is hier minder belangrijk. Bij dit soort producten is het belangrijk dat u op zoek gaat naar alternatieven. De inkoper die u nodig hebt, is een soort regelneef die ervoor zorgt dat de benodigde levering zeker wordt gesteld (hij of zij maakt goede logistieke afspraken). Ook moet deze inkoper ervoor zorgen dat u relatief snel op een andere leverancier kunt overstappen.
Voor aankoop van strategische en knelpuntproducten is een goede relatie met uw leverancier erg belangrijk. Hebt u als klant een goede leverancier voor dit soort producten gevonden, dan moet u energie steken in het onderhoud van een goede band met uw leverancier. Bedenk dat het overschakelen op een andere leverancier vaak erg duur is bij dit soort leveranciers, omdat u allerlei elementen uit uw productieproces of werkproces moet veranderen. Bovendien kost het vinden van een nieuwe leverancier u veel energie en tijd. Want u moet een nieuwe leverancier selecteren, evalueren, testen op zijn kwaliteit, u moet nieuwe persoonlijk contacten leggen, nieuwe afspraken maken over leveringen, verpakking, bestelling, betaling, controle enzovoort.
• Strategische producten
Kenmerk Strategische producten hebben als kenmerk dat ze een grote strategische kwetsbaarheid hebben. Dit komt doordat er maar een beperkt aantal leveranciers is die ze kan produceren en leveren. Een ander belangrijk kenmerk is dat strategische producten voor u een belangrijke waarde vertegenwoordigen in de kostprijs van uw eindproduct. U kunt als het ware niet om een leverancier van een strategisch product heen.
Voorbeeld
Een goed voorbeeld van een strategisch product is bepaalde software die u op maat laat maken. Kiest u eenmaal voor een bepaalde softwareleverancier die voor u maatwerksoftware bouwt, dan bent u niet zomaar van deze leverancier af.
Een goed voorbeeld is de leverancier van een besturingssysteem voor uw computers (Microsoft). Hebt u eenmaal dit besturingssysteem, dan zult u niet snel meer overstappen op een ander systeem. U moet dan immers al uw software dat draait onder Windows vervangen door software dat draait onder het nieuwe besturingssysteem.
Werkwijze inkoop
Omdat u niet buiten de levering van een strategisch product kunt, bent u afhankelijk van de betreffende leverancier. Met zulke leveranciers kunt u maar beter een goede regeling treffen of een bepaalde strategische samenwerking aangaan. U zit immers toch al min of meer aan hem vast en kunt dan het best in deze situatie het voor u beste resultaat trachten te bereiken. Door een strategische samenwerking ontstaat vertrouwen, wordt meer uitgewisseld aan informatie en meer bereidheid tot wederzijdse hulp en worden beide partijen er beter van. Probeer de risico’s die u loopt (bijvoorbeeld het risico van storingen in uw automatiseringssysteem) zoveel mogelijk te delen met deze leverancier.
Voor de inkoop van strategische producten hebt u een inkoper nodig, die goed is in het onderhouden van relaties en die goed kan onderhandelen. Een goede inkoper van strategische producten probeert een zo hecht mogelijke relatie met de leverancier te onderhouden en zoveel mogelijk met hem samen te werken.
Analyse
Inventariseer voor uzelf eens welke producten en diensten uw bedrijf inkoopt en hoe u als inkoper het best kunt omgaan met uw verschillende leveranciers.
Stappenplan
De manier waarop u moet omgaan met uw verschillende leveranciers, achterhaalt u door de volgende stappen uit het stappenplan Inkoopportfolio te nemen.
Stap 1
Maak in de eerste kolom (‘Wat koopt u in?) een onderverdeling van alle producten en diensten die u inkoopt volgens de vier hiervoor besproken categorieën
In deze kolom plaatst u bijvoorbeeld grondstoffen, kantoorartikelen, drukwerk en boekhouding (wanneer van toepassing).
Door deze stap krijgt u een eerste inzicht in wat u zoal inkoopt.
Stap 2
Zet in de tweede kolom (‘Naam leveranciers) per soort product of dienst de naam (namen) van uw leverancier(s)
Via deze tweede stap krijgt u meer zicht op het aantal leveranciers per type product en dienst. Ook kunt u dan zelf overwegen of het nodig is om dit aantal tot een beperkt aantal terug te brengen.
Stap 3
Geef in de derde kolom (‘Mate van tevredenheid?’) per leverancier uw tevredenheid weer
Let hier met name op bijvoorbeeld de laagste prijs, een acceptabele kwaliteit, het nakomen van afspraken, zo kort mogelijke levertijden, enzovoort. Daar waar u niet tevreden bent, hebt u actiepunten nodig.
Stap 4
Geef in de vierde kolom (‘Actiepunten’) uw actiepunten weer die u als professioneel inkoper moet uitvoeren
De acties die u kunt ondernemen, verschillen per soort in te kopen product.
Voorbeeld
Bent u niet tevreden over uw leverancier van kantoorartikelen (omdat deze bijvoorbeeld veel te hoge prijzen berekent), dan kunt u als actiepunt opnemen dat u op zoek gaat naar een andere leverancier.
Als het om ontevredenheid bij een leverancier van hefboomproducten gaat, dan kan een actiepunt zijn het opvragen van een paar nieuwe offertes. In ditzelfde verband zou het volgen van bijvoorbeeld een vaardigheidstraining op het gebied van onderhandelen een actiepunt kunnen zijn.
De kant van de verkoper
Als verkoper bent u in de positie van leverancier aan bedrijven en verkoper hebt u te maken met inkopers.
Realiseer uzelf goed wat voor type product en/of dienst u levert: een routineproduct, een hefboomproduct, een strategisch product of een knelpuntproduct? Hoe moet u zich dus richting uw klanten opstellen? Waar liggen uw sterke en uw zwakke punten? Waar liggen uw kansen en uw bedreigingen?
De volgende eigenschappen gaan op voor alle typen leveranciers.
• als goede leverancier zorgt u ervoor dat uw klant precies krijgt wat hij of zij nodig heeft. U komt tegemoet aan alle afspraken over kwaliteit, hoeveelheid, levering en service;
• maar als goede leverancier doet u nog meer. U doet voorstellen aan de klant uit eigen initiatief om zijn producten, diensten en processen te verbeteren;
• nog een stap verder en uw leverancier kijkt naar de behoeften van u als klant en streeft op de lange termijn samen met u dezelfde doelstellingen en strategieën. Een uitzonderlijk goede leverancier beschouwt het als zijn taak om u als klant te doen groeien. Inkoop bestaat dan ook voor een groot deel uit het selecteren van de juiste leveranciers.
Als u routineproducten levert (bijvoorbeeld tuinonderhoud), dan moet u niet voor elke levering apart een factuur sturen. Maak afspraken over de levering en over bijvoorbeeld een maandelijkse betaling via een verzamelfactuur.
Als u hefboomproducten levert (bijvoorbeeld computers of kantoormeubilair), dan moet u zorgen voor een goede prijs inclusief een goede service. Uw prijs moet een concurrentieslag met andere aanbieders goed kunnen doorstaan.
Als u strategische producten levert (bijvoorbeeld software), moet u zich realiseren dat u in een relatief sterke positie verkeert. Maak hiervan geen misbruik, want uw klant kan in principe (zij het met veel moeite) overstappen naar een andere leverancier. Zorg dus voor een goede relatie en benut de voordelen van een strategische samenwerking met uw klant.
Als u knelpuntproducten levert (bijvoorbeeld pallets met specifieke afmetingen), moet u zich realiseren dat de prijs die u vraagt niet zo belangrijk is. Ga in elk geval niet op prijs concurreren, maar garandeer uw klanten dat ze erop kunnen vertrouwen dat u alles op tijd zult leveren.
Naar een beheersbare inkoop
Hoe kunt u nu de inkoopkosten beheersbaar houden? Dit is in bare inkoop de regel niet eenvoudig, omdat diverse factoren deze uitgaven kunnen laten oplopen. De volgende adviezen zijn bedoeld om uw inkoopkosten te beheersen en zo laag mogelijk te houden.
Advies 1
Bescherm u tegen afwentelen van kostentegenvallers
Leveranciers proberen tegenvallers in de kostensfeer meestal op hun klanten af te wentelen. Maar de meevallers behouden zij zelf! In de inkoop noemen wij dit het ‘afwentelingsprincipe\'.
Wat u het best kunt doen is uzelf beschermen tegen prijsstijgingen door gedurende een bepaalde periode een vaste prijs af te spreken. Dit doet u door een vasteprijsclausule in uw contract met de leverancier op te nemen.
Advies 2
Profiteer van lagere inkoopprijzen
Als u een contract afsluit voor de aankoop van grondstoffen, halffabrikaten (product dat nog bewerkt moet worden om te kunnen worden verkocht) of gerede producten (klaar om te worden verkocht), kunt u de mogelijkheid openhouden uw voordeel te doen met prijswijzigingen die zich in de toekomst voordoen. U kunt dat bereiken door een prijswijzigingsclausule op te nemen in uw contract. Bijvoorbeeld met de volgende tekst:
‘Als de inkopende partij producten van gelijke kwaliteit in dezelfde hoeveelheid onder dezelfde voorwaarden krijgt aangeboden door een andere leveranciers tegen een lagere prijs dan genoemd in dit contract, dan zal de in dit contract genoemde verkopende partij de door een andere leverancier aanboden lagere prijs in rekening brengen aan de inkopende partij of de inkopende partij toestaan genoemde goederen te betrekken bij de andere leveranciers tegen de lagere aanbiedingsprijs en de daar aangekochte hoeveelheid in mindering brengen op de hoeveelheid genoemd in dit contract.’
Advies 3
Vraag om korting
U kunt korting vragen als u een grote hoeveelheid afneemt van een bepaald product of van een bepaalde dienst. Als u niet genoeg afneemt voor een kwantumkorting, kunt u de mogelijkheid overwegen om samen met een ander bedrijf in te kopen. Vraag uw leverancier naar de prijskortingen die gelden bij afname van verschillende hoeveelheden.
Soorten korting U kunt onder meer de volgende soorten kortingen bedingen, indien de voorwaarden hiervoor van toepassing zijn.
• betalingskorting;
• afhaalkorting;
• assortimentskorting;
• promotionele korting;
• servicekorting;
• omzet- of kwantumkorting;
• partijenkorting;
• klantenkorting (als vaste klant).
• Betalingskorting
Maak gebruik van een korting bij contante betaling of bij een betaling binnen een bepaalde aangegeven termijn. Vaak is dit een percentage van het te betalen bedrag. Bij grote bedragen kan dit een belangrijk inkoopvoordeel opleveren.
• Afhaalkorting
Afhaalkorting kan interessant zijn als u kunt zorgen voor een vracht die u in de buurt van de leverancier kunt afgeven. Als u een vracht bij de leverancier zelf kunt afleveren kunt u wellicht nog meer afhaalkorting bedingen. U kunt ook proberen afhaalkorting te krijgen als u zelf uw bestelling bij de leverancier komt halen.
• Assortimentskorting
Een assortimentskorting geldt voor de afname van een hele serie van hetzelfde product.
• Promotionele korting
De promotionele korting geldt wanneer u als afnemer zelf de reclame en promotie organiseert. Dit soort kortingen is van toepassing bij een relatie tussen een franchisegever en een franchisenemer, waarbij de franchisenemer alleen de producten via de franchisegever inkoopt. De franchisenemer krijgt dan geen com¬merciële ondersteuning van de franchisegever.
• Servicekorting
De servicekorting is van toepassing als u zelf over een serviceafdeling beschikt die dezelfde service kan verlenen als die van uw leverancier.
• Omzetkorting
Een omzetkorting (ook wel omzetbonus genoemd) krijgt u na afloop van een bepaalde periode wanneer u een bepaalde omzet hebt gehaald binnen deze periode. U moet wel zelf uw aankoopomzet bijhouden. Bovendien ontvangt u uw bonus pas met terugwerkende kracht.
• Partijenkorting
Partijenkorting geldt als u uw leverancier van een partij goederen afhelpt die vanwege bijvoorbeeld een annulering niet geleverd kon worden aan een andere klant.
• Klantenkorting
Klantenkorting kunt u krijgen van leveranciers als u vaste klant bent. Als u vaste klant bent, en u krijgt geen klantenkorting, dan kunt u wellicht zelf korting bedingen.
Portals speciaal voor Ondernemers en Managers
Personeel
Wilt u met het leidinggeven aan personeel minder tijd kwijt zijn en professioneler leidinggeven?
Kijk dan op HRM-Tools voor Leidinggevenden
Financieel
U wilt als ondernemer meer grip op uw Financiële Zaken? Uw Jaarcijfers analyseren, Prognoses en Kostenberekeningen Maken, enzovoort?
Kijk dan op Financieel Sterk Ondernemen (FSO)
Sales
U wilt met een sterkere aanpak van uw verkoop meer omzet maken? Met tools voor bijvoorbeeld het schrijven van sterke verkoopbrieven, belscripts, scorende offertes, verkoopplannen, verkoopprognoses en verkoopoverzichten?
Kijk dan op Orders en Opdrachten binnenhalen
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Orders & Opdrachten Binnenhalen. Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROM Acquisitie
CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager
Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven
Software Verkoopbrief Schrijven
Software Belscript Schrijven
|
