1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Inkoop: Wat u moet weten over Inkoop

Bij het woord inkoop denkt u in eerste instantie aan het aankopen van grondstoffen, goederen of diensten om die weer aan klanten door te verkopen in de vorm van een eigen product of dienst. Maar het aankopen van producten en diensten voor eigen gebruik binnen uw bedrijf valt ook onder de inkoopfunctie. Bedrijven kopen over het algemeen veel verschillende producten en diensten in. Inkoop gaat niet alleen om bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden of computers. Onder inkoop valt ook het inschakelen van een werving- en selectiebureau voor een vacature.

Voorbeeld
Een financieel manager ziet zijn relatie met de bank als inkoop van financiële diensten. Een personeelsmanager ziet zijn relatie met het uitzendbureau als inkoop van personeelsdiensten. De productiemanager ziet zijn relatie met het bedrijf dat de machines installeert en onderhoudt als inkoop van installatie- en onderhoudswerkzaamheden.

Strategisch inkoopbeleid
Een goed doordacht strategisch inkoopbeleid is belangrijk voor inkoopbeleid de winst van uw bedrijf. Inkopen is meer dan alleen zorgen voor voldoende voorraad, de voorraad aankopen tegen een gunstige prijs en tegen een goede kwaliteit. Als uw inkoopplan goed doordacht is, kunt u uw inkoopkosten aanmerkelijk terugdringen. U kunt bijvoorbeeld werken met minder leveranciers en per leverancier meer afnemen. Daardoor hoeft u minder leverancierscontacten te onderhouden en kunt u meer korting bedingen. Dit zorgt voor een stijging van uw bedrijfswinst.

Belang inkoop
Veel bedrijven zijn tegenwoordig door uitbesteding in toenemende mate op leveranciers aangewezen. In handelsbedrijven en in de industrie is het niet ongewoon dat 70 tot 80 procent van de totale kosten inkoopgebonden zijn. Voor non-profitorganisaties en dienstverlenende bedrijven ligt dit op 30 tot 40 procent. Controle op de inkoopuitgaven is dan ook een lonende activiteit. 




Maak een inschatting van het bedrag dat u uitgeeft aan inkoop. Noteer dit geschatte bedrag. Vraag vervolgens uw boekhouder om uit te rekenen hoeveel u jaarlijks werkelijk besteedt aan inkoop. U zult merken dat dit bedrag hoger is dan u in eerste instantie had gedacht.

Stel dat u twee procent op uw inkoopkosten kunt besparen. Reken maar uit wat deze besparing op de inkoopkosten voor uw organisatie zou betekenen. Welk bedrag bespaart u dan? Welk percentage is dit van uw winst? Hoeveel extra omzet moet u momenteel behalen om dit bespaarde bedrag terug te verdienen?


Dimensies
Aan het inkoopproces kunt u twee verschillende invalshoeken onderscheiden:

• operationeel;
• strategisch.


• De operationele invalshoek

Bij de operationele invalshoek ligt de nadruk op de daadwerkelijke levering van alledag en het vermijden van problemen bij de inkoop.

Bij bedrijven waar deze operationele kant overheerst, zorgen de verschillende afdelingen (zoals personeelzaken, Public Relations en Marketing) vaak zelf voor de inkoop. Er is bij zulke bedrijven te weinig sprake van een gezamenlijke aanpak van de problemen die bij leveringen van producten en diensten kunnen optreden. Bij problemen kunt u denken aan gebrekkige materialen, slecht geleverde diensten, leveringen die te groot of te klein zijn, te late levering of onvoldoende service. Dit soort problemen zijn schadelijk voor het bedrijf als geheel en vragen om een gezamenlijke strategische aanpak.


Functionele structuur
Bedrijven waar de operationele kant overheerst hebben vaak een zogenoemde functionele structuur. Dit betekent dat de organisatie is ingericht volgens de verschillende functies die erin zijn te onderscheiden. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de afdelingen Productie, Kwaliteitszorg en Personeelszaken. Deze verschillende afdelingen werken volledig langs elkaar heen. Hierdoor kunnen zij vaak geen gunstige inkoopvoorwaarden scheppen, zoals diverse kortingen. Het gevolg hiervan is dat de inkoopuitgaven erg hoog oplopen.

Bij dit soort bedrijven hebben inkopers vooral een operationele taak. Dat wil zeggen dat zij alleen moeten zorgen voor de levering zelf en dat er geen beroep op hen wordt gedaan om strategisch mee te denken met het inkoopbeleid van het bedrijf. Inkopers denken hier dus te weinig na over de strategische kant van de inkoopfunctie. Al hun aandacht gaat uit naar het afsluiten van een contract en naar een goede relatie met de leveranciers. Als de leveringen eenmaal goed lopen en iedereen tevreden is, zijn deze inkopers geneigd de relatie verder zo te laten. 


Dit soort bedrijven zijn voor leveranciers een aantrekkelijke partij. Zij kunnen op deze manier gemakkelijk leveren en er veel marge uit halen!


• De strategische invalshoek

De strategische inkoop is gericht op het vergroten van de winst. Hierbij gaat men ervan uit dat inkoop een strategische toegevoegde waarde biedt aan de onderneming. Inkoop is dan een strategisch middel om zoveel mogelijk winst te maken. Bij strategische inkoop spelen bijvoorbeeld de volgende vragen een rol:

• zijn de kosten in relatie tot de geleverde kwaliteit (nog steeds) zo laag mogelijk?
• zijn de risico’s die we met deze leverancier lopen zo klein mogelijk in vergelijking met andere leveranciers?
• is er niet meer te halen uit de bestaande leveranciersrelaties op het gebied van betalingsregelingen, tegenleveringen (kan onze leverancier ook onze klant worden?), enzovoort?


Inkoper
Een goede inkoper is daarom niet voor niets een heel ander soort persoon dan een goede verkoper. Een goede verkoper moet aardig zijn, goed contacten kunnen leggen en innemend zijn. Een goede inkoper daarentegen is iemand die enerzijds tot het uiterste kan gaan bij het maken van prijs- en leveringsafspraken en anderzijds ook de relaties met leveranciers goed kan onderhouden. Hij of zij moet hierin een commerciële uitdaging zien. Een goede inkoper moet er als het ware plezier in hebben de verkopende partij ‘af te knijpen’ en bij prijsafspraken tot het uiterste te gaan.


Voorbeeld
Voor aanschaf van kantoorinrichting of computers is vaak een bepaald budget beschikbaar. Zolang de bestedingen binnen het budget blijven, zwicht een directeur of facilitair manager al snel voor producten die eigenlijk niet nodig zijn maar wel een bepaalde status opleveren.

Professionele inkopers zullen hier anders mee omgaan. Zij zijn minder gevoelig voor status, een goede verstandhouding met de leveranciers en onnodige hebbedingetjes. Professionele inkopers zullen veel meer kijken naar wat écht nodig is en wat dit vervolgens moet kosten. Zij worden nu eenmaal afgerekend op de besparingen die ze binnenhalen.


Strategisch inkopen
Als u inkopen als een strategisch proces ziet, is inkopen meer dan alleen maar een gewone discipline naast de andere disciplines. Inkopen is voor u een dynamische bezigheid die vraagt om een professionele benadering. Als strategische inkoper houdt u zich bezig met het maken van beleidsplannen, het uitvoeren van marktoriëntaties en actief relatiebeheer met zowel klanten als toeleveranciers. Kostenafweging en kostenbeheersing bepalen uw dagelijks handelen, terwijl de kwaliteit van de in te kopen producten en diensten op een bepaald minimumniveau moeten blijven.


Drie inkooprollen
U kunt uw huidige inkoopactiviteiten in uw bedrijf indelen in een van de volgende drie verschillende rollen die inkoop in een bedrijf kan spelen.:

1. de negatieve rol;
2. de neutrale rol;
3. de positieve rol


1. De negatieve rol

Inkoop vervult in uw bedrijf een negatieve rol als deze het bereiken van de doelstellingen van het bedrijf in de weg staat. Inkoop is hier slechts een administratieve aangelegenheid. De leiding van het bedrijf neemt de belangrijkste beslissingen zonder rekening te houden met de inkoopstrategie.


Voorbeeld
Een simpel voorbeeld is het inkopen van bepaalde producten bij een bevriende zakenrelatie van de algemeen directeur. De inkoper zou echter elders een veel lagere prijs en betere leveringscondities kunnen bedingen.


2. De neutrale rol

In het neutrale stadium vormt de inkoop geen hindernis, maar ook geen stimulans om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken. In deze situatie is vaak een inkoopmanager op middle-managementniveau verantwoordelijk voor zaken als inkoop, opslag, voorraadcontrole en productieplanning.

Bij het bepalen van de bedrijfsstrategie houdt het management geen rekening met inkoopoverwegingen. Het management houdt hier alleen rekening mee als er moeilijkheden worden verwacht die vermeden kunnen worden.


Voorbeeld
Is de bedrijfsstrategie het binden van klanten door een bepaalde minimale leveringstermijn te garanderen, dan kijkt het bedrijf niet bewust naar de inkooprisico’s met haar leveranciers. Pas als bekend wordt dat een bepaalde leverancier in financiële problemen is geraakt en het risico loopt binnen afzienbare tijd failliet te gaan, zal het bedrijf overstappen op een andere leverancier.


Hoewel deze rol niet schadelijk is voor het bedrijf, zou het inkoopresultaat wel beter kunnen zijn. Dit wordt bereikt bij de positieve rol.


3. De positieve rol

Bij deze positieve rol hebben de leverancier en de inkoopafdeling zeggenschap in de planning, de organisatie en het bereiken van bedrijfsdoelstellingen. De inkoop is een krachtig concurrentiemiddel en heeft de aandacht van de leiding van het bedrijf.


Uitbesteden
De laatste jaren is er vooral bij grote bedrijven meer aandacht gekomen voor het inkoopaspect. Bij veel grote bedrijven speelt de inkoop dan ook een positieve rol. Inkopers zijn daar specialisten geworden. Bij deze bedrijven is het inkoopmotto: ‘meer doen met minder geld’. Dat betekent in de praktijk dat ze zoveel mogelijk activiteiten die niet behoren tot hun eigenlijke vakgebied aan derden uitbesteden en alleen doen waar ze goed in zijn.


Selectiecriteria
Het meer strategisch invullen van de inkoopfunctie heeft gevolgen voor de eisen die aan toeleveranciers worden gesteld. Bedrijven die aan deze grote bedrijven leveren worden met andere eisen geconfronteerd. Toeleveranciers worden niet langer alleen maar geselecteerd op basis van een scherpe prijs. Ook andere criteria spelen hierbij een belangrijke rol. Toeleveranciers moeten bijvoorbeeld over genoeg kennis en ervaring beschikken om te kunnen inspelen op de wensen van de afnemer. ‘Meer doen met minder’ betekent in dit verband vaak ook meer uitbesteden aan minder leveranciers. In dat geval selecteren de grote bedrijven ondernemingen die innovatief zijn en die méér kunnen dan een gemiddeld bedrijf.


Voorbeeld
Een voorbeeld is een te groot aantal leveranciers van kantoorbenodigdheden en drukwerk voor het grote bedrijf Idéfix BV. Verschillende afdelingen hielden er meer veelal kleine leveranciers op na. Idéfix BV bracht dit grote aantal terug naar een beperkt aantal van vijf. Daardoor kon het bedrijf veel meer kortingen bedingen. Ook was Idéfix BV minder tijd kwijt met het onderhouden van contacten met al deze leveranciers.

Voor kleine leveranciers is dit een bedreiging. Een kleine drukker die aan een groot bedrijf levert ligt er namelijk al snel uit. 


Bent u zelf leverancier aan grote bedrijven, bedenk dan dat grote klanten aantrekkelijk zijn. Maar zij brengen ook het risico met zich mee dat u ze snel weer verliest. Schenk daarom vooral aandacht aan de kleine klanten. Hen zult u veel langer houden. 


Checklist
Als kleine leverancier kunt u de checklist Behouden van grote klanten gebruiken om te proberen de klanten te behouden die hun inkoop professionaliseren: 

Probeer een goed contact te onderhouden met de opdrachtgever achter de inkoper om zo de order te behouden. 

Ga transparantie (doorzichtigheid) in de relatie zoveel mogelijk tegen. Hoe doorzichtiger de relatie, hoe groter de kans dat hij beëindigd kan worden. U kunt dit doen door bijvoorbeeld iets extra’s te leveren. Hierdoor krijgt uw levering een min of meer uniek karakter en kan de leverancier onmogelijk op prijs vergelijken. Hierbij kunt u denken aan oplossingen voor specifieke problemen van uw klant. Een verzekeringstussenpersoon kan bijvoorbeeld jaarlijks een gratis verzekeringsscan uitvoeren. 

Schep een sterke binding met de klant. U doet dit bijvoorbeeld door een geautomatiseerd bestelsysteem aan te bieden, waar een klant moeite voor moet doen om ervan af te komen.


Voorbeeld
Een voorbeeld is het programma Girotel van de Postbank, waarmee u uw betalingen via uw pc kunt regelen. Hiermee bindt u zich min of meer aan de Postbank. Werkt u hier eenmaal mee en is het programma geïntegreerd met uw boekhoudpakket, dan zult u niet zo snel meer overstappen op een andere bank met weer andere software.



Portals speciaal voor Ondernemers en Managers

Personeel
Wilt u met het leidinggeven aan personeel minder tijd kwijt zijn en professioneler leidinggeven? 
Kijk dan op HRM-Tools voor Leidinggevenden

Financieel
U wilt als ondernemer meer grip op uw Financiële Zaken? Uw Jaarcijfers analyseren, Prognoses en Kostenberekeningen Maken, enzovoort?
Kijk dan op Financieel Sterk Ondernemen (FSO)

Sales
U wilt met een sterkere aanpak van uw verkoop meer omzet maken? Met tools voor bijvoorbeeld het schrijven van sterke verkoopbrieven, belscripts, scorende offertes, verkoopplannen, verkoopprognoses en verkoopoverzichten?
Kijk dan op Orders en Opdrachten binnenhalen

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel  behoort tot onze portal  Orders & Opdrachten Binnenhalen Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen. 

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.   

CD-ROM Acquisitie

CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager

Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven

Software Verkoopbrief Schrijven

Software Belscript Schrijven

Vergelijkbare artikelen
inkoop: wat u moet weten over inkoop
inkoop: onderdelen van het inkoopproces
inkoop: strategische aspecten van inkoop
inkoopplan: stappenplan voor het maken van een inkoopplan



Nieuwe abonnees ontvangen geheel gratis de CD-ROM Grip op Offertes Schrijven, inclusief een handzaam boekje over het schrijven van scorende Offertes. (winkelwaarde € 69,-). Deze CD-ROM is speciaal ontwikkeld voor verkoopmedewerkers die offertes schrijven.

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.