1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Debiteurenbeheer: Modelbrieven voor Debiteurenbeheer

Behalve preventieve maatregelen kunt u ook bij uw factureringsbeleid en uw dagelijks debiteurenbeheer de kans op daadwerkelijk betalen binnen de gestelde termijn zo groot mogelijk maken, door systematisch en efficiënt met uw facturen om te gaan. Let op de volgende adviezen voor een goed debiteurenbeheer.

Advies 1
Stuur zowel uw facturen als deelfacturen tijdig weg, zorg voor een vast systeem van factureren

Elk bedrijf heeft weer een ander systeem van factureren. Het best is om zo snel mogelijk na afloop van een levering van een dienst of product direct te factureren. Op deze manier hebt u uw geld zo snel mogelijk in huis.

Kijk uit met het te lang wachten met factureren aan uw klanten. Als het te lang is geleden dat u hebt geleverd, rekent uw klant min of meer onbewust niet meer op een factuur en is hij u allang vergeten. De kans op betaling maakt u daarmee kleiner.

Verder is reclamatie (het indienen van een bezwaar) van een factuur voor een klant lastiger als u lange tijd later pas met een factuur komt. Zowel u als uw klant weten niet meer precies wat er rond uw levering heeft gespeeld. Diep spitten in het geheugen is in dit geval nooit aan te bevelen!

Bovendien kunnen de te factureren bedragen te hoog oplopen als u te lang wacht met factureren. Zo zal een adviseur, accountant of advocaat maandelijks factureren bij doorlopend werk. Om de hoogte van de rekening niet teveel te laten oplopen en om een bepaalde betalingsregelmaat te bereiken.

Advies 2
Vraag bij langdurig werk een deelbetaling

Een grote klant is enerzijds een fijne klant. Via één opdracht maakt u immers een hele grote omzet. Anderzijds is een hele grote klant ook een groot risico.

Bij een directe levering van een product of een dienst zit het risico vooral in de vraag of de klant daadwerkelijk zal gaan betalen. Bij het leveren van een dienst kan het lang duren alvorens deze dienst gereed is en u uw factuur kunt sturen. Dat betekent dat u al die tijd uw kosten en winst moet voorfinancieren. Uw vordering kan in de loop van de tijd behoorlijk oplopen en daarmee uw risico.

In elke branche zijn de gewoontes voor facturering en betaling weer anders. Zo is het in de advocatuur gebruikelijk dat u een voorschot betaalt zodra uw advocaat voor u aan het werk gaat met een relatief grote zaak. In de bouwwereld wordt ook gewerkt met voorschotten of deelbetalingen.

Mocht het werken met deelbetalingen in uw branche niet gebruikelijk zijn, dan wil dat nog niet zeggen dat dit ook absoluut onmogelijk is. U kunt het bij het verkrijgen van een opdracht altijd bespreekbaar maken. Veel ondernemers staan hier te weinig bij stil en gaan er vaak te gemakkelijk vanuit dat de klant de eindfactuur wel zal betalen.

Bepaal voor uzelf tot welk bedrag u per klant uw vordering wilt laten oplopen. Maak duidelijk aan uw klant dat u pas weer voor hem of haar wilt werken als deze daadwerkelijk uw tussenvordering heeft betaald.

Wees niet bang om door het vragen van een deelbetaling een goede klant te verliezen. Als het goed is heeft een klant alle begrip voor uw positie en zult u in redelijkheid tot overeenstemming kunnen komen over een tussentijdse betaling. Is dat absoluut niet het geval, vraag u dan af of u wel met deze klant wilt doorgaan en of u het risico van niet-betalen wilt en kunt lopen.




Advies 3
Zorg voor een actieschema voor uw debiteuren

Wat u het best kunt doen is per debiteur een actieschema maken. Werkt u met een boekhoudprogramma, dan kunt u waarschijnlijk direct een uitdraai maken van uw debiteuren. Op deze manier ziet u aan de hand van uw actieschema zien welke debiteuren die nog niet hebben betaald u moet benaderen.

Advies 4
Stuur direct na de vervaldatum een aanmaning

Als u direct na de vervaldatum van uw factuur een aanmaning stuurt, hebt u straks ook eerder uw geld binnen. Met elke dag die u wacht krijgt u ook later uw geld. U laat hiermee zien dat u uw debiteurenbeheer serieus aanpakt en dat de klant hier goed rekening mee moet houden.

Hebt u hele grote bedrijven onder uw klanten dan kan het gebeuren dat u bij deze bedrijven aanloopt tegen allerlei interne regeltjes, procedures, enzovoort die ervoor zorgen dat uw factuur pas na bijvoorbeeld vijf of zes weken kan worden betaald. Bij deze bedrijven krijgt u uiteindelijke uw geld wel, wanneer dat gebeurt is nooit precies te zeggen.

Bij zulke klanten zult u zelf moeten bepalen of:

• U hun betaalbedrag accepteert;
• U met de crediteurenafdeling van het betreffende bedrijf de strijd aan wilt gaan voor een vlottere betaling;
• U vanwege de trage betaling niet meer voor deze bedrijven wilt werken.

Advies 5
Houd altijd telefonisch contact met uw debiteur

Bel als verkoper regelmatig met uw niet-betalende klant en ga desnoods zelf langs voor de betaling. Door persoonlijk contact te houden met uw debiteur zal deze eerder geneigd zijn om uw factuur zo snel mogelijk te betalen. Al is het alleen maar om van uw ongewenste bezoek of telefoontjes verlost te zijn.

De portal Financieel Sterk Ondernemen (FSO) bevat verschillende Voorbeeldbrieven voor uw schriftelijke aanmaning, naast vele Rekenmodellen, Stappenplannen, Checklists en op de praktijkgerichte Financiële Informatie. Met name bedoeld voor de non-financials behorend tot het MKB: ondernemers, bedrijfsadviseurs en managers. Klik hier voor meer informatie en aanmelden!

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel behoort tot onze portal Financieel Sterk Ondernemen. Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.

CD-ROMS
CD-ROM Grip op Financiele Zaken

SOFTWARE
Software Prognoses en Jaarcijfers
Software MKB Kosten Monitor
Software MKB Omzet Monitor

Vergelijkbare artikelen
een originele aanmaning van debiteuren
debiteurenbeheer pakt u zo aan...
effectief debiteurenbeheer van belang voor uw bedrijfscontinuïteit
werken aan een goed debiteurenbeheer
elektronisch factureren: de voors en tegens van elektronisch factureren
uw debiteur betaalt veel te laat? bereken wettelijke rente!
debiteurenbeheer en aanpakken van wanbetalers: wat kan de rechter voor u doen?
debiteurenbeheer en wanbetaling: stappenplan ter beperking van uw risico
debiteurenbeheer: wat u moet weten over debiteurenbeheer
debiteurenbeheer: neem preventieve maatregelen

Als nieuwe gebruiker van Financieel Sterk Ondernemen ontvangt u de software Prognoses & Jaarcijfers (ontwikkeld i.s.m. Deloitte) helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-)

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.