Debiteurenbeheer: Neem preventieve maatregelen
Niet-betalende klanten hebben al veel bedrijven in moeilijkheden gebracht. Die zogenoemde niet-betaling kan tal van oorzaken hebben. Meestal liggen die niet bij uw bedrijf maar bij de debiteur in kwestie. Soms gaat het om eigen falen. In dat geval spreekt het voor zich dat u er alles aan doet om de gevolgen van dit eigen falen voor de klant zoveel mogelijk te vergoeden en in de toekomst te voorkomen.
Het is ook mogelijk dat uw klant op zijn beurt wordt meegetrokken in een kettingreactie. Omdat (ook) zijn afnemers niet kunnen betalen of wegvallen. Bijvoorbeeld als gevolg van faillissement. Zo kan dus ook een op het oog betrouwbare partij zich opeens als 'wanbetaler' manifesteren.
Gevolgen voor uw bedrijf
Uiteraard moet elke onderneming in staat zijn om kleine schadeposten zelf op te vangen. Gaat het om een relatief grote factuur, dan kan niet-betaling reden zijn voor uw eigen ondergang. De schade van een niet-betaalde factuur gaat verder dan alleen het gemiste factuurbedrag. Bedenk dat u vaak een veelvoud aan nieuwe omzet moet maken om de schade van een niet-betaalde factuur weer te kunnen compenseren. Het volgende voorbeeld illustreert dit.
Voorbeeld
Stel dat uw netto verlies na aftrek van BTW en fiscale verrekening aan het eind van het boekjaar tienduizend gulden is en dat uw winstmarge op uw producten tien procent bedraagt. In dat geval moet u eerst een extra omzet maken van honderdduizend gulden om dit geleden verlies weer goed te maken. Nog afgezien van de inspanning en kosten die komen kijken bij het incasseren van moeilijk of niet-inbare vorderingen.
Preventieve maatregelen
In dat kader bezien zult u er veel voor over hebben om het niet-betalen van uw facturen te voorkomen. Denk hierbij aan de volgende preventieve maatregelen.
Maatregel 1
Weet met wie u zaken doet
Als u op het punt staat om een product of dienst te gaan leveren met een voor uw bedrijf aanzienlijke omzet, verzamel dan eerst handelsinformatie over deze klant. Dit kunt u doen door bij uw relaties inlichtingen in te winnen.
Lukt dit niet, dan kunt u tegen betaling handelsinformatie aanvragen over nieuwe en bestaande opdrachtgevers. In ons land zijn verschillende bedrijven die u tegen betaling de gevraagde informatie kunnen verstrekken.
Bij zulke informatie krijgt uw gegevens over de moraliteit van de onderneming in kwestie (voorzover die bekend is bij de organisatie waar u de informatie inwint). Bovendien krijgt u te horen of een levering voor het door u opgegeven bedrag verantwoord wordt geacht.
Handelsinformatie geeft u dus geen betalingszekerheid, maar voorkomt wel dat u in zee gaat met een bedrijf dat slecht bekend staat.
Debiteureninformatie
U kunt over uw aanstaande debiteuren onder meer de volgende informatie krijgen:
• Naam, handelsnaam, tel, fax, adres, verblijf-woonplaats;
• Oprichting datum en plaats;
• Rechtsvorm, moederbedrijf, deelnemingen;
• Directeur en overige leden;
• Historie;
• Handelsregister (Kamer van Koophandel);
• Aandeelhouders;
• BTW-nummer;
• Omschrijving bedrijfsactiviteiten;
• Productiemiddelen;
• Lid van branchevereniging;
• Aantal personeelsleden, inkrimping en directie;
• Bedrijfsresultaat/omzet van afgelopen jaren;
• Eigen/vreemd vermogen;
• Aansprakelijkheid;
• Bankrelaties en accountant;
• Betalingsgedrag over afgelopen jaren;
• Jaarverslag.
Voorbeelden van grote bekende bedrijven die debiteureninformatie kunnen leveren zijn onder meer Graydon en Kisys.
www.graydon.nl
www.kisys.nl
Een voorbeeld van een klein bureau waar u terecht kunt voor debiteureninformatie is de Nederlandse Incassodienst Teunissen te Eindhoven:
www.incassodienst.nl
Maatregel 2
Voorkom onenigheid over de opdracht en de betaling
Wees duidelijk in uw offerte, zodat er later bij uw klant geen misverstanden kunnen ontstaan. Een offerte is veel meer dan alleen een prijsindicatie. In uw offerte dient heel nauwkeurig omschreven te worden:
• Wat u gaat doen;
• Binnen welke tijd;
• Tegen welke prijs;
• Op welke voorwaarden.
Zorg ervoor dat uw offerte compleet is. Laat hem desnoods nog door een collega helemaal nalopen alvorens hem op de bus te doen.
Als uw klant uw offerte eenmaal heeft geaccepteerd, is het commercieel gezien beslist een slechte beurt om terug te moeten komen op uw aanbod omdat u iets vergeten bent te berekenen.
Concrete opdrachtbevestiging
Als u een offerte uitbrengt, functioneert deze door beide partijen getekende offerte meestal tevens als opdrachtbevestiging. Als u desondanks toch een opdrachtbevestiging verstuurt nadat uw klant u de opdracht heeft gegeven, kunt u verwijzen naar de betreffende offerte. Door in uw opdrachtbevestiging te verwijzen naar uw offerte wordt deze deel van de opdrachtverstrekking.
Komt u een opdracht mondeling overeen, zorg dan altijd voor een concrete schriftelijke orderbevestiging. Zodat er later geen misverstanden meer kunnen ontstaan over de aard en de kosten van een opdracht.
Het is soms lastig om een getekende opdrachtbevestiging te vragen omdat u wellicht denkt dat u hiermee wantrouwen laat zien naar uw klant toe. Bedenk echter dat uw klant ook belang heeft bij duidelijkheid. Nog lastiger wordt het voor zowel uw klant als uw bedrijf als op het moment van levering discussie ontstaat of die opdracht wel daadwerkelijk is verstrekt. Zeker als later blijkt dat u op uw eigen initiatief aan de slag bent gegaan.
Hebt u geen schriftelijke opdracht gekregen, bevestig de opdracht dan zelf. Met het verzoek een kopie voor akkoord getekend aan u te retourneren. Doe dit bij voorkeur schriftelijk en niet elektronisch omdat het bij een mogelijke juridische procedure nog maar de vraag is of uw verzonden e-mailbericht kan dienen als bewijsmateriaal.
Alleen op deze manier sluit u elk misverstand op voorhand uit en krijgt u een tevreden klant die op tijd betaalt.
Opdrachtbevestiging
De belangrijkste zaken bij het maken van een opdrachtbevestiging zijn de volgende:
• Exacte en duidelijke beschrijving van de geleverde producten en/of diensten inclusief termijnen, kwantiteit, kwaliteit, kennisoverdracht, houdbaarheid, uitgebreide technische specificaties, meerprijs bij extra en langer werk of een afgesproken korting;
• De overeengekomen vergoeding en condities voor de te verrichten diensten/producten;
• Vermeld tevens dat de persoon die namens uw klant tekent hierbij verklaart dat diegene die de opdracht heeft verstrekt tekenbevoegdheid heeft om een opdracht te verstrekken;
• De periode waarbinnen de betreffende dienst of het betreffende product moet worden gerealiseerd;
• De afspraak dat naar gelang de werkzaamheden vorderen, (deel)facturen worden ingediend;
• Vermelding van het feit dat de klant akkoord gaat met de van toepassing zijnde algemene voorwaarden, betalingscondities en randvoorwaarden (zoals leegmaken vloer, stroomvoorziening laden/lossen, schafttijden, opleiding personeel, verzekeringen, eigen risico, enzovoort);
• De datum waarop wordt aangevangen met het leveren van diensten en producten als de bevestiging is getekend door beide partijen;
• Wat de termijn en de duur is van de opdrachtbevestiging alsmede de ontbindingsvoorwaarden.
Maatregel 3
Zorg voor goede algemene leveringsvoorwaarden
Betalingsproblemen komen vaak onverwacht. Voorkom dat klanten zich dan kunnen beroepen op onduidelijkheden. Zorg voor goede leverings- en betalingsvoorwaarden, zodat er ook concrete afspraken op tafel liggen als uw niet een specifieke offerte hebt uitgebracht. Beschikt u eenmaal over goede algemene voorwaarden, dan kunt u daar in uw offertes naar verwijzen.
Advies 5
Laat een eigendomsvoorbehoud opnemen in uw contract
Als u een product levert met een aanzienlijke waarde en de klant betaalt pas later laat dan kunt u een zogenoemd eigendomsvoorbehoud in het leveringscontract opnemen. Een eigendomsvoorbehoud is een juridische bepaling in een contract en houdt in dat een verkoper van een bepaalde zaak ondanks aflevering van deze zaak aan de koper de eigendom daarvan nog niet verliest. De eigendom van het geleverde product gaat pas verloren wanneer de koper de (volledige) koopprijs heeft betaald.
Het spreekt voor zich dat u een eigendomsvoorbehoud alleen kunt bedingen als u een product levert dat u zo weer kunt terughalen als de klant niet betaalt. Met een dienst of een product dat op maat is gemaakt en niet meer elders is te verkopen, is dit niet mogelijk.
Het eigendomsvoorbehoud moet in uw koopovereenkomst met de klant of in uw algemene voorwaarden worden opgenomen.
Voorbeeld
Een voorbeeld van de tekst van een eigendomsvoorbehoud is:
‘De leverancier behoudt zich het eigendom voor van alle afgeleverde en nog af te leveren goederen, totdat de koopprijs van de geleverde goederen geheel is voldaan.’
Vraag uw juridisch adviseur hoe u het best in uw situatie met een eigendomsvoorbehoud kunt omgaan en bij uw klant kunt toepassen.
Advies 6
Vermeld in uw verkoopcontract duidelijk uw betalingscondities
Als u in uw verkoopcontract duidelijk aangeeft onder welke betalingscondities u zult leveren, weet de klant precies waar hij of zij aan toe is. Bij een mogelijke juridische procedure staat u bovendien sterker dan wanneer u geen duidelijke afspraken hebt gemaakt.
Voorbeeld
Een voorbeeld van betalingscondities is het volgende :
Alle bedragen voor honoraria, verschotten (te betalen onkosten die niet in het honorarium zijn begrepen) en leveringen inclusief eventuele omzetbelasting, zijn terstond opeisbaar zonder korting.
Reclames kunnen slechts worden ontvangen, wanneer deze gemotiveerd schriftelijk worden ingediend binnen 30 dagen na deze declaratiedatum. Indien de debiteur aangaande het gedeclareerde een specificatie of toelichting wil ontvangen, kan hij dit tot uiterlijk 30 dagen
na declaratiedatum kenbaar maken.
Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na de declaratiedatum. Na het verstrijken van deze termijn staat het de declarant vrij om zonder nadere ingebrekestelling derden te belasten met het nemen van incassomaatregelen.
Onverminderd mogelijk gebleven aanspraken op wettelijke rente zijn gedeclareerde bedragen rentedragend ingaande 30 dagen na de declaratiedatum zonder dat hiervoor een nadere ingebrekestelling is vereist. De door de debiteur verschuldigde rente bedraagt 1%
per maand of een gedeelte daarvan.
Alle met de incasso van gedeclareerde bedragen gemoeide kosten (met begrip van de buitengerechtelijke incassokosten ) komen ten laste van de debiteur. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minimaal 15% van de hoofdsom met een minimum van € 50,- alles exclusief omzetbelasting.
Alle openstaande vorderingen zullen worden overhandigd aan… (naam van een incassodienst of deurwaarder).
Meer informatie en Tools voor Debiteurenbeheer?
Wilt u meer informatie over een goede aanpak van debiteurenbeheer en gebruik maken van de vele handige tools voor een effectief debiteurenbeheer? Meld u dan aan als gebruiker van Financieel Sterk Ondernemen!
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Financieel Sterk Ondernemen.
Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROMS
CD-ROM Grip op Financiele Zaken
SOFTWARE
Software Prognoses en Jaarcijfers
Software MKB Kosten Monitor
Software MKB Omzet Monitor
|
