|
|
Debiteurenbeheer: Wat u moet weten over debiteurenbeheer
In ons land komt ongeveer één op de vijf bedrijven wel eens in financiële moeilijkheden. Jaarlijks gaan er ongeveer 5000 bedrijven failliet en stoppen er 25000 bedrijven met hun activiteiten. Een belangrijke oorzaak van hun financiële moeilijkheden is het niet-tijdig of in het geheel niet betalen van facturen door klanten. Betalen uw klanten niet op tijd, dan bent u genoodzaakt om voor bank te spelen en het geld waar u recht op hebt zelf voor te financieren totdat uw klant betaalt. Betaalt uw klant uiteindelijk helemaal niet dan kan dit met name voor grote facturen van tientallen duizenden guldens de oorzaak zijn van een faillissement.
Onderzoek naar het betalingsgedrag van klanten wijst het volgende uit:
• 50 % van alle facturen wordt te laat betaald;
• De gemiddelde betalingstermijn is 73 dagen;
• 45% van alle bedrijven stuurt een eerste betalingsherinnering pas na 60 dagen;
• Na 90 dagen geeft 77% van alle bedrijven pas hun vordering uit handen;
• Veel facturen tot € 1000,- worden afgeboekt.
Er zijn dus veel redenen te bedenken waarom u veel aandacht dient te besteden aan uw debiteurenbeheer. Uiteindelijk staat het voortbestaan van uw bedrijf op het spel.
Wiens verantwoordelijkheid?
In een bedrijf is debiteurenbeheer een brede activiteit, die al begint nog voordat u een order afsluit met uw klant. En die pas eindigt op het moment dat de betaling van een order daadwerkelijk is ontvangen. De eerste verantwoordelijkheid voor debiteurenbeheer behoort bij de verkoper te liggen. Want als u als verkoper al weet (of kon weten) dat de betreffende klant bekend staat als een wanbetaler, dan bedenkt u zich nog wel een paar keer alvorens met deze klant in zee te gaan.
Hetzelfde geldt als de betreffende klant financieel zodanig slecht draait dat men op het punt staat om een surceance (uitstel) van betaling aan te vragen. Met zo’n klant kunt u ook maar beter geen zaken doen. Dat betekent dus dat verkoop en debiteurenbeheer veel met elkaar te maken hebben. Het beheer van de uitstaande facturen is een verantwoordelijkheid die bij uitstek behoort bij de functie van verkoper. Een verkoper kent zijn eigen klanten het best en kan ook als geen ander aangeven hoe elke klant specifiek benaderd dient worden.
Door goed op de hoogte te zijn van het betaalgedrag van zijn klanten kan een verkoper zijn werk veel beter doen:
• Slecht betalende klanten kan hij of zij tijdens een verkoopgesprek persoonlijk aansporen om nu echt te betalen en het betaalgedrag in de toekomst te verbeteren. Eventueel kan de verkoper bij het afsluiten van nieuwe orders de betaling van uitstaande facturen als voorwaarde stellen voor levering. Is uw verkoper in het geheel niet op de hoogte van het betaalgedrag van zijn klanten dan loopt u het risico dat u teveel levert aan uw slecht betalende klant. De kans bestaat dat u uiteindelijk uw geld niet terugziet als later blijkt dat uw klant failliet is gegaan.
• Goed betalende klanten zijn goud waard voor het bedrijf. Dit type klanten kan een verkoper belonen door bijvoorbeeld iets meer korting of een relatiegeschenk te geven van.
Voor elke verkoper geldt de volgende definitie van een klant:
‘Een klant is iemand die geld van zijn rekening overmaakt op de rekening van het bedrijf’.
Samenwerking met administratie
Een mooie gerealiseerde omzet van een verkoper is pas echt een succes als deze omzet daadwerkelijk is betaald. En niet eerder! Het is daarom van groot belang dat een verkoper regelmatig met de administratie van uw bedrijf contact heeft over binnengekomen betalingen. Maak er een goede gewoonte van om door de administratie bijvoorbeeld eens per week een uitdraai te laten maken voor de verkopers in uw bedrijf van binnengekomen betalingen en nog openstaande posten van klanten. Tijdens het overhandigen van deze uitdraai kan dan tevens overleg plaatsvinden over de wijze waarop slecht betalende debiteuren het best kunnen worden gemaand en welke verkoopmaatregelen eventueel getroffen moeten worden.
Effectieve debiteurenbewaking
Alvorens we ingaan op de aanpak van uw debiteurenbeheer geven we u eerst een aantal principes die bij een effectief debiteurenbeheer essentieel zijn. Hanteert u deze principes niet in uw dagelijkse praktijk, dan maakt u de kans op problemen met uw debiteuren groter. Effectieve debiteurenbewaking is vooral een kwestie van discipline. Het gaat daarbij om de volgende concrete principes:
Principe 1
Factureer op tijd
Zorg ervoor dat u of uw administratie bijtijds factureert. Als u uw klant eerst een aantal weken of maanden op uw rekening laat wachten, komt het niet bepaald geloofwaardig over als u vervolgens probeert hem strak aan uw betalingsvoorwaarden te houden. Dat betekent voor u als verkoper dus dat u dagelijks aan de administratie doorgeeft welke orders u hebt afgesloten en wanneer de levering zal plaatsvinden, zodat ze direct een factuur kunnen aanmaken en versturen.
Principe 2
Wees duidelijk in uw betalingsvoorwaarden
Zet uw betalingsvoorwaarden niet alleen in uw algemene voorwaarden en op de offerte maar voeg ze ook bij uw factuur. Zeker bij grotere betalingen. Geef in de factuur exact aan waar deze betrekking op heeft, ook als het gaat om een deelleverantie.
Principe 3
Trek tijdig aan de bel
Is de betalingsdatum eenmaal verstreken, wacht dan niet onnodig lang met een eerste contact.
Laat bijvoorkeur de verkoper even bellen en vriendelijk vragen wat er aan de hand is met de betaling. Dit is dan een goed moment om weer even contact te hebben met de klant.
Vaak is een vriendelijk telefoontje al voldoende om erachter te komen of er wellicht onduidelijkheden of problemen zijn over de levering of over de rekening. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant niet heeft betaald. Ga er niet altijd vanuit dat er opzet in het spel is. Zo gebeurt het nog wel eens dat een factuur niet is ontvangen of intern is zoekgeraakt. Een telefoontje is genoeg om hier wat aan te doen.
Als u belt naar een klant, begin dan met te vragen of alles naar wens is uitgevoerd. Is dat het geval, dan kunt u zonder er de nadruk op te leggen informeren of de betaling onderweg is. Hoort u van uw klant dat de factuur nooit is ontvangen, dan kunt u direct een duplicaat sturen of faxen.
Principe 4
Laat zien dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt
Als u aan uw klant laat zien dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt, zal deze eerder overgaan tot betalen. Bedrijven die het langst wachten met reageren op niet-betaalde rekeningen moeten het langst wachten op betaling.
Hebt u binnen een redelijke periode (bijvoorbeeld een week na uw eerste telefoontje) nog geen betaling ontvangen, stuur dan een schriftelijke herinnering aan uw klant met het verzoek alsnog zo spoedig mogelijk te betalen. Met dit briefje geeft u aan dat u uw betalingsvoorwaarden serieus neemt en dat u alert bent op tijdige betaling. Dit is een vriendelijk briefje waarmee u op geen enkele wijze schade doet aan de relatie met uw klant.
Principe 5
Aarzel niet om druk op de ketel te zetten
Bedenk dat u recht hebt op het geld dat op de factuur is vermeld. U hebt er immers een product of een dienst voor geleverd. Als u stappen onderneemt om daadwerkelijk uw geld binnen te krijgen, voelt u wellicht enige schroom of aarzeling richting uw klant die niet heeft betaald. Bedenk dat dit onterecht is en dat uw bedrijf niet kan bestaan van niet-betalende klanten. De boodschap die de verkoper duidelijk (maar niet letterlijk uiteraard) moet overbrengen is de volgende:
‘Beste klant, ik lever u graag maar verwacht dan wel dat u op tijd betaalt. En als uw na vriendelijk aandringen dan nog niet betaalt, heb ik het recht om u daartoe te dwingen. Want zonder betaling kan geen enkel bedrijf voortbestaan. Ook mijn bedrijf niet!’
Bij het afsluiten van nieuwe orders weet een klant in dat geval precies waar hij of zij aan toe is. De kans is groot dat uw klant begrip zal kunnen opbrengen voor uw besluit als verkoper om nieuwe leveringen even stop te zetten totdat openstaande facturen daadwerkelijk zijn betaald.
Uw debiteur uit handen geven
Volgt op uw mondelinge en schriftelijke herinneringen geen betaling, dan is er meer aan de hand dan een misverstand of een trage betaling. In dat geval zult u als verkoper de betreffende debiteur aan uw administratie moeten overdragen voor het nemen van juridische stappen.
Het spreekt voor zich dat hiervan een aantekening maakt en toekomstige leveringen aan de betreffende klant zult stopzetten.
Vanuit de administratie zal men vervolgens een incassobureau of een deurwaarder inschakelen.
Zodra uw bedrijf een opdracht heeft gegeven, komt het incassobureau in actie. Uw debiteur ontvangt dan een schriftelijke ingebrekestelling. Vervolgens start een proces van intensief contact met de debiteur met onder meer krachtig telefonisch en schriftelijk aanmanen. In het overgrote deel van de gevallen blijkt dit voldoende. Vaak bestaat de mogelijkheid om een betalingsregeling met uw debiteur af te spreken. Uiteraard moet er dan rente worden betaald.
In een brief herinnert het incassobureau of de deurwaarder namens uw bedrijf uw klant aan zijn betalingsverplichting. Er volgt een laatste mogelijkheid om binnen een termijn van (bijvoorbeeld) tien dagen alsnog de factuur te betalen. De klant krijgt de gelegenheid om eventuele bezwaren tegen de betreffende factuur schriftelijk kenbaar te maken.
Kan een klant wel betalen, maar wil deze niet betalen, dan kan uw bedrijf besluiten om de vordering als eis neer te leggen bij de (kanton)rechter en de daaraan verbonden proceskosten op de debiteur te verhalen. Dit heet ‘in rechte betrekken’. Als het zover komt, zult u wellicht als verkoper worden betrokken bij het opstellen en toelichten van de eis van de vordering bij de kantonrechter.
Wil een klant wel betalen, maar is deze daar niet (meer) toe in staat, dan wordt er alleen nog gekeken naar de verhaalsmogelijkheden in geval het aankomt op een juridische procedure. De laatste mogelijkheid is dan het starten van een juridische procedure om via beslaglegging of het aanvragen van een faillissement alsnog uw vordering te incasseren.
De portal Financieel Sterk Ondernemen (FSO) bevat vele Rekenmodellen, Stappenplannen, Checklists en op de praktijk gerichte Financiële Informatie. Met name bedoeld voor de non-financials behorend tot het MKB: ondernemers, bedrijfsadviseurs en managers. Klik hier voor meer informatie en aanmelden!
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
Dit artikel behoort tot onze portal Financieel Sterk Ondernemen.
Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.
Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.
CD-ROMS
CD-ROM Grip op Financiele Zaken
SOFTWARE
Software Prognoses en Jaarcijfers
Software MKB Kosten Monitor
Software MKB Omzet Monitor
|
Vergelijkbare artikelen
een originele aanmaning van debiteuren
debiteurenbeheer pakt u zo aan...
effectief debiteurenbeheer van belang voor uw bedrijfscontinuïteit
werken aan een goed debiteurenbeheer
elektronisch factureren: de voors en tegens van elektronisch factureren
uw debiteur betaalt veel te laat? bereken wettelijke rente!
debiteurenbeheer en aanpakken van wanbetalers: wat kan de rechter voor u doen?
debiteurenbeheer en wanbetaling: stappenplan ter beperking van uw risico
debiteurenbeheer: wat u moet weten over debiteurenbeheer
debiteurenbeheer: neem preventieve maatregelen
|
Als nieuwe gebruiker van Financieel Sterk Ondernemen ontvangt u de software Prognoses & Jaarcijfers (ontwikkeld i.s.m. Deloitte) helemaal gratis! (winkelwaarde 79,-)
(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.
|
