Kilometeradministratie en Fiscale bijtelling: Zorg voor nauwkeurige Kilometeradministratie
Heeft u als ondernemer, leidinggevende of als werknemer een auto van de zaak en wilt u de bijtelling privé-gebruik vermijden, dan moet u kunnen aantonen dat uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privé-doeleinden wordt gebruikt. U kunt dit bewijs leveren met een correcte kilometeradministratie.
Bewijs via uw kilometeradministratie
Kiest u voor bewijsvoering met een kilometeradministratie, realiseer u zich dan dat de wet nauwkeurig voorschrijft welke gegevens er per afzonderlijke rit moeten worden vastgelegd. Voldoet uw kilometeradministratie daar niet aan, dan verwerpt de rechter die en is alle moeite van uw kilometeradministratie voor niets geweest. U moet dan met uw kilometeradministratie in de hand alsnog flink betalen!
Wettelijke eisen kilometeradministratie
De wet eist dat in uw kilometeradministratie ten minste de volgende gegevens worden vermeld:
• merk, type en kenteken van de auto;
• periode van de terbeschikkingstelling van de auto;
• per afzonderlijke rit: (1) de datum, (2) de begin- en eindstand van de kilometerteller, (3) begin- en eindadres, (4) de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en (5) het karakter van de rit.
Controle kilometeradministratie
De juistheid van uw kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de kilometeradministratie en deze informatie samen te bewaren. De Belastingdienst kan u hierom vragen.
Kilometeradministratie en black-box systeem
Voor een goede kilometeradministratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de kilometeradministratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage van een dergelijke kilometeradministratie die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen voor een kilometeradministratie omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd. Maar met een geautomatiseerde kilometeradministratie bent u er nog niet als het gaat om een sluitend bewijs.
Geautomatiseerde kilometeradministratie: Blackbox niet het vereiste bewijs
Een correcte kilometeradministratie moet vooral sluitend zijn en inzicht bieden in alle verreden kilometers. Een blackbox-systeem levert niet het vereiste bewijs voor een sluitende kilometeradministratie. Een dergelijk systeem kan wel een bijdrage leveren aan het voeren van een adequate kilometeradministratie. Een kilometeradministratie moet in beginsel gedurende het gehele kalenderjaar worden bijgehouden. De belastingrechter gaat hier soms soepel mee om en aanvaardt dan een kilometeradministratie over enkele maanden als voldoende bewijs.
Zelf soort rit aangeven in uw kilometeradministratie
U geeft als bestuurder zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privé-rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden kilometeradministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's en dergelijke) nodig blijven. Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) kilometeradministratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient.
Onzorgvuldige kilometeradministratie en de rechter
Voert u een onzorgvuldige kilometeradministratie dan kan de rechter het u moeilijk maken. De rechter kan zich namelijk strikt formeel opstellen als het gaat om het beoordelen van uw kilometeradministratie. Dat ondervond onlangs een ondernemer die over 2005 een kilometeradministratie gevoerd voor zijn auto van de zaak. Daaruit bleek dat hij in dat jaar slechts 428 kilometers voor privé-doeleinden had gereden. Maar deze ondernemer had de kilometeradministratie wat onzorgvuldig bijgehouden. Zo had hij bij de zakelijke ritten niet de begin- en eindadressen vermeld, maar alleen de plaatsnamen genoteerd. Bij de privé-ritten had hij in zijn kilometeradministratie helemaal geen adres of plaatsnaam genoteerd. Verder had hij de verreden kilometers steeds afgerond op tientallen. De rechter was het met de inspecteur eens dat de rittenregistratie niet voldeed aan de wettelijke vereisen. De inspecteur had terecht de forfaitaire bijtelling voor privé-gebruik auto toegepast, ondanks de overlegde kilometeradministratie.
Rekentool voor Kilometeradministratie
Wilt u gebruik maken van een Rekentool voor het berekenen van uw autokosten, het rijden met benzine of diesel, berekenen of uw auto beter via de zaak of privé gereden kan worden, enzovoort? Meld u dan aan voor Financieel Sterk Ondernemen (FSO).
Bron: www.zzp-centrum.nl
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
|
