1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Welk identiteitsbewijs is nodig voor de identificatieplicht?

 Als werkgever bent u in het kader van de identificatieplicht verplicht om de identiteit van uw werknemer vast te stellen, zodra hij of zij bij u in dienst treedt en voor er daadwerkelijk werkzaamheden worden verricht. Deze identificatieplicht (verplichting om de identiteit te laten vaststellen) geldt voor alle werknemers die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking genieten. U moet als werkgever voldoen aan de identificatieplicht vóór de werknemer begint met de opgedragen werkzaamheden, aan de hand van een op dat tijdstip geldig en origineel identiteitsbewijs.

Identificatieplicht en identiteitsbewijs
Als geldig identiteitsbewijs in het kader van de identificatieplicht gelden:
a. Een Nederlands paspoort of Nederlandse identiteitskaart (NIK);
b. Een paspoort of Europese identiteitskaart van één van de EER-land (EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein);
c. Een verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV;
d. Een paspoort van een niet EER-land mét verblijfsvergunning;
e. Een vreemdelingen of vluchtelingenpaspoort;
f. Een diplomatiek of dienstpaspoort;
g. Een zogenoemd W-document (document voor asielzoekers).

Identificatieplicht en rijbewijs
U kunt dus niet voldoen aan de identificatieplicht met een rijbewijs!




Identificatieplicht en een origineel identiteitsbewijs
Het is van belang dat u als werkgever voldoet aan de identificatieplicht aan de hand van een origineel identiteitsbewijs, waarvan de geldigheid nog niet is verstreken en waarop een foto van de werknemer staat. Een (kopie van een) kopie is niet voldoende!

Identificatieplicht: geen afwijkingen of mankementen
Als het door uw werknemer aangeleverde identiteitsbewijs in het kader van de identificatieplicht in het oog springende afwijkingen of mankementen vertoont, kunt u het document niet gebruiken ter vaststelling van zijn identiteit. Denk aan beschadigingen, insnijdingen of lijmresten bij of rond de foto of een afstempeling die niet doorloopt over de foto. Overigens rust er op u als werkgever geen vergaande verplichting om te onderzoeken of sprake is van vervalste documenten, zo heeft de Amsterdamse belastingrechter recent beslist. 

Onderdelen identificatieplicht
Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit drie onderdelen:
- Een Verificatieplicht
- Een Bewaarplicht
- Een Zorgplicht

Identificatieplicht en Verificatieplicht

Hoe voldoet u aan de verificatieplicht?

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht om de werknemer naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht dit te tonen. Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat?
kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
nationaliteit;
geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
is werken in Nederland toegestaan? Alleen voor de volgende landen geldt vrij verkeer van werknemers: België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje Zweden en Zwitserland.




Identificatieplicht en Bewaarplicht

De bewaarplicht houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze in uw administratie bewaart. Eerst controleert u het identiteitsbewijs en maakt u zelf een duidelijke kopie waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken.

Vervolgens neemt u deze kopie in uw administratie op, zodat u bij controles de gevraagde inlichtingen kan verstrekken. U bent als werkgever verplicht om deze kopie tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden zijn beëindigd in de bedrijfsadministratie te bewaren.

U hoeft alleen bij de indiensttreding van een personeelslid een kopie te vragen. U bent niet verplicht een nieuwe kopie in uw administratie op te nemen als het identiteitsbewijs van de werknemer is verlopen.


Identificatieplicht en Zorgplicht

Zorgplicht betekent dat u ervoor moet zorgen dat alle mensen die voor u werken, dus zowel eigen mensen als inleenkrachten, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. Een Nederlands rijbewijs is in dit geval wel een geldig identiteitsbewijs.

Wijs alle mensen in uw bedrijf erop dat ze tijdens werktijd altijd een geldig origineel identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Uitsluitend voor de identificatie op de werkplek is ook een Nederlands of Europees rijbewijs geldig.

Identificatieplicht en Controle
Als er een controle plaatsvindt in uw bedrijf in het kader van de identificatieplicht, moet u uw medewerkers in staat stellen hieraan mee te werken. U moet dus toestemming geven om tijdelijk de werkplek te verlaten om bijvoorbeeld elders in het bedrijf het identiteitsbewijs te pakken. Daarbij moet u de mogelijkheid geven om het identiteitsbewijs veilig te bewaren, bijvoorbeeld in een kluisjes.




Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp en gebruik maken van de vele handige tools en documenten op het gebied van HRM? Klik dan hier voor informatie over HRM-Tools voor leidinggevenden.
 

Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?

Bent u als leidinggevende op zoek naar juridische ondersteuning en advisering met betrekking tot HRM? 

- Omdat uw bedrijf groeit en u allerlei juridische zaken rond uw personeel goed wilt regelen.
- Of omdat u personeel moet ontslaan vanwege een reorganisatie.
- Of vanwege een andere reden?

Neem dan contact op met Groenendaal Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.

Dit bureau geeft u concreet en praktisch juridisch advies, tegen betaalbare tarieven.


Het eerste gesprek is altijd gratis. 

U kunt bellen met  (T) 035 6 42 10 52/ (GSM) 06 55 33 15 13  of het contactformulier invullen.

Meer informatie over Groenendaal Juridisch Adviesbureau: www.groenendaal.nu

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Vergelijkbare artikelen
personeelsdossier: digitale en papieren bewaarplaats voor werkgever
werkgever: let op bij het verstrekken van werknemersgegevens aan derden
welk identiteitsbewijs is nodig voor de identificatieplicht?
loonstrookje verplicht verstrekken aan werknemer
reiskostenvergoeding altijd verplicht verstrekken?
personeelsdossier en inzagerecht in personeelsdossier - hoe zit dat?
overuren werknemers: wat doet u met teveel overuren?
overwerk en uitbetalen: overwerk gebonden aan regels
inzagerecht personeelsdossier: mag uw werknemer uw personeelsdossier inzien?
bent u als werkgever verplicht een kopie van het personeelsdossier te verstrekken?


Leidinggevenden hebben meestal ook te maken met begrotingen, jaarcijfers, enzovoort. U ontvangt daarom als nieuwe gebruiker de software “Prognoses en Jaarcijfers” helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-).