1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Personeelsdossier: Digitale en papieren bewaarplaats voor werkgever

Heeft u een werknemer in dienst dan bent u als werkgever wettelijk verplicht bepaalde gegevens vast te leggen in een personeelsdossier. In dit personeelsdossier bewaart u alle informatie die uzelf of derden nodig heeft. Een personeelsdossier richt u vanzelfsprekend overzichtelijk in.

Personeelsdossier en vervuiling

Als u al een aantal jaren geleden een personeelsdossier heeft aangelegd voor uw werknemer is de kans groot dat dit personeelsdossier een zekere dossiervervuiling laat zien. Bepaalde gegevens uit het personeelsdossier zijn dan niet actueel meer of zelfs onjuist. Kopieën, conceptbrieven, adreswijzigingen, geboortekaartjes en andere correspondentie worden vaak te lang in een personeelsdossier bewaard.

Personeelsdossier en bewaartermijnen
In de regel kunt u algemene gegevens uit het personeelsdossier twee jaar bewaren. Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt echter een verplichte termijn van zeven jaar.




Personeelsdossier en de inhoud
Wat moet u in een personeelsdossier bewaren en wat niet?

Termijn van zeven jaar voor een personeelsdossier
Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als uw werknemer niet meer bij u in dienst is. Het gaat hierbij om de volgende gegevens uit het personeelsdossier:
- Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie

Vijf jaar voor een personeelsdossier
De volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook degenen zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
- Bijlagen studenten- en scholierenregeling

Twee jaar voor een personeelsdossier
Tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moet u in het personeelsdossier bewaren:
- Arbeidsovereenkomst
- Wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
- Correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.
- Afspraken i.v.m. VUT-regeling
- Kopie van het getuigschrift
- Afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap
- Verslagen functioneringsgesprekken
- Correspondentie over (problematisch) functioneren





Een jaar voor een personeelsdossier
Gedurende een jaar moet u in het personeelsdossier bewaren:
- Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift)
- Gegevens uit psychologisch onderzoek


Tips voor het personeelsdossier
1. Maak met de Belastingdienst schriftelijke afspraken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens. Op deze manier weet u beter hoe u met uw personeelsdossier moet omgaan.

2. Verwijder regelmatig zaken uit het personeelsdossier die zijn afgesloten of die niet meer relevant zijn. Schoon elk personeelsdossier een keer per jaar op.

Meer informatie over het personeelsdossier?
Wilt u meer weten over de opbouw van het personeelsdossier, de onderdelen die u moet opnemen en het gebruik van het personeelsdossier in de praktijk? Neem dan een gebruiksabonnement op HRM-Tools voor leidinggevenden.

 


 

Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?

Bent u als leidinggevende op zoek naar juridische ondersteuning en advisering met betrekking tot HRM? 

- Omdat uw bedrijf groeit en u allerlei juridische zaken rond uw personeel goed wilt regelen.
- Of omdat u personeel moet ontslaan vanwege een reorganisatie.
- Of vanwege een andere reden?

Neem dan contact op met Groenendaal Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.

Dit bureau geeft u concreet en praktisch juridisch advies, tegen betaalbare tarieven.


Het eerste gesprek is altijd gratis. 

U kunt bellen met  (T) 035 6 42 10 52/ (GSM) 06 55 33 15 13  of het contactformulier invullen.

Meer informatie over Groenendaal Juridisch Adviesbureau: www.groenendaal.nu

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Vergelijkbare artikelen
personeelsdossier: digitale en papieren bewaarplaats voor werkgever
werkgever: let op bij het verstrekken van werknemersgegevens aan derden
welk identiteitsbewijs is nodig voor de identificatieplicht?
loonstrookje verplicht verstrekken aan werknemer
reiskostenvergoeding altijd verplicht verstrekken?
personeelsdossier en inzagerecht in personeelsdossier - hoe zit dat?
overuren werknemers: wat doet u met teveel overuren?
overwerk en uitbetalen: overwerk gebonden aan regels
inzagerecht personeelsdossier: mag uw werknemer uw personeelsdossier inzien?
bent u als werkgever verplicht een kopie van het personeelsdossier te verstrekken?


Leidinggevenden hebben meestal ook te maken met begrotingen, jaarcijfers, enzovoort. U ontvangt daarom als nieuwe gebruiker de software “Prognoses en Jaarcijfers” helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-).