Bent u als werkgever verplicht een kopie van het personeelsdossier te verstrekken?
Stel uw werknemer wil inzage in zijn dossier en wil daarnaast ook een kopie hebben van documenten uit het personeelsdossier. Bent u als werkgever verplicht om een kopie van het personeelsdossier aan uw werknemer te verstrekken?
Uw werknemer kan om kopie verzoeken uit personeelsdossier
Op grond van art. 35 Wbp heeft degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft het recht een verantwoordelijke (bijvoorbeeld een leidinggevende of sectormanager) te verzoeken hem mede te delen of er van hem persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke heeft op grond van dit artikel vervolgens de plicht om binnen vier weken in begrijpelijke vorm een volledig overzicht te verstrekken van de persoonsgegevens met een omschrijving van het doel van de verwerking van deze gegevens. Daarnaast is de verantwoordelijke verplicht om de categorieën van de gegevens die verwerkt worden, de ontvangers van deze gegevens en informatie over de herkomst van de gegevens aan de betrokkene bekend te maken.
Uitspraak Hoge Raad en inzagerecht personeelsdossier
Over dit onderwerp is onlangs een uitspraak geweest van de Hoge Raad, waarbij de Richtlijn 95/46/EG een belangrijke rol speelde. Hieruit blijkt dat het inzagerecht ruim moet worden uitgelegd. De verantwoordelijke (in casu leidinggevende in een organisatie met personeel) moet alle specifieke informatie verstrekken aan de betrokkene, zodat de werknemer op een goede manier kennis kan nemen van zijn of haar gegevens en van de wijze waarop deze zijn verwerkt.
Wat betekent inzagerecht in personeelsdossier concreet voor u als werkgever?
U wordt dus als leidinggevende of manager geacht het verzoek van uw werknemer tot inzage in zijn of haar personeelsdossier serieus te nemen en de relevante informatie in een voor uw werknemer toegankelijke vorm en zo volledig mogelijk aan te leveren.
Van een enkele kopie tot volledige kopie
In bepaalde gevallen zal dat alleen mogelijk zijn via het verstrekken van afschriften, kopieën of uittreksels en in bepaalde gevallen zelfs een complete kopie van het personeelsdossier. Dat betekent dus (aldus de uitspraak van de Hoge Raad) dat onder het inzagerecht ook dient te worden verstaan het recht op kopieën. Voor de goede orde, het gaat hier uitsluitend om informatie die de werkgever niet zelf beschikt of die de werknemer niet reeds kent.
Hulp nodig bij het inrichten van een personeelsdossier of andere HRM werkzaamheden als leidinggevende?
Meld u dan aan als gebruiker van de portal HRM-Tools voor Leidinggevenden. U krijgt dan onder meer de beschikking over een Tool voor het aanleggen en onderhouden van een personeelsdossier. Met daarin onder meer een StamkaartVoorblad voor het dossier om de gegevens van uw medewerker overzichtelijk bij te houden.
En een Checklist/Overzicht van de verplichte inhoud van het personeelsdossier en regelgeving omtrent het archiveren. Ook een overzicht van de Bewaartermijnen van een personeelsdossier, inclusief een overzicht van de wettelijke bewaarplicht voor alle documenten uit het personeelsdossier. Samen met een Digitaal Formulier om de contactgegevens en medische informatie van een werknemer te registreren.
Klik hier voor meer informatie en aanmelden
Juridisch adviseur Arbeidsrecht nodig?
Bent u als leidinggevende op zoek naar juridische ondersteuning en advisering met betrekking tot HRM?
- Omdat uw bedrijf groeit en u allerlei juridische zaken rond uw personeel goed wilt regelen.
- Of omdat u personeel moet ontslaan vanwege een reorganisatie.
- Of vanwege een andere reden?
Neem dan contact op met Groenendaal Juridisch Adviesbureau voor Arbeidsrecht te Hilversum.
Dit bureau geeft u concreet en praktisch juridisch advies, tegen betaalbare tarieven.
Het eerste gesprek is altijd gratis.
U kunt bellen met (T) 035 6 42 10 52/ (GSM) 06 55 33 15 13 of het contactformulier invullen.
Meer informatie over Groenendaal Juridisch Adviesbureau: www.groenendaal.nu
Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief
|
Vergelijkbare artikelen
personeelsdossier: digitale en papieren bewaarplaats voor werkgever
werkgever: let op bij het verstrekken van werknemersgegevens aan derden
welk identiteitsbewijs is nodig voor de identificatieplicht?
loonstrookje verplicht verstrekken aan werknemer
reiskostenvergoeding altijd verplicht verstrekken?
personeelsdossier en inzagerecht in personeelsdossier - hoe zit dat?
overuren werknemers: wat doet u met teveel overuren?
overwerk en uitbetalen: overwerk gebonden aan regels
inzagerecht personeelsdossier: mag uw werknemer uw personeelsdossier inzien?
bent u als werkgever verplicht een kopie van het personeelsdossier te verstrekken?
|
